terça-feira, 21 de julho de 2015

Como ser mais produtivo em 15 passos

Num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, em que a competência e produtividade são as palavras de ordem do dia, temos que saber fazer com que a nossa produtividade fale por nós. Para isso há um conjunto de truques que podes adoptar no teu dia a dia para seres mais produtiva(o).

Conheço muita gente que tenta sair da sua zona de conforto e "invadir" novas áreas e tarefas, por acreditarem terem competência para tal, assim, se antes tinhas apenas que salvaguardar o teu lugar ao sol dos teus colegas, agora tens que ser mais exigente e mais produtiva(o).

Com isto não quero dizer que deves viver exclusivamente para o trabalho e que o teu sucesso profissional por si só chega para seres feliz. Não, nada disso! Deves sempre reservar um espacinho na tua agenda para estares com aqueles que mais amas, por mais que o teu horário esteja preenchido. Um dia repleto não é sinónimo de felicidade ou independência, pode indicar que estás a fugir ou a tentar preencher um espacinho que se encontra vazio no teu dia a dia e pode ser nada mais, nada menos do que falta daqueles que amas. (txé que profundo!)

1. Faz exercício

O teu corpo é a tua máquina de trabalho, se este não estiver em pleno funcionamento diminui a tua produtividade na certa, já os gregos defendiam "mente sã, em corpo são". Assim, reserva 30 minutos diários para exercício físico, vai ajudar a lidar com o stress, dar-te energia e aumentar a tua concentração. Não precisas de te enfiar num ginásio, ninguém merece, mas subir as escadas, ir a pé para o trabalho, aspirar a casa... só não fiques parada(o).

2. Descansar

Dorme pelos menos entre 7 a 8 horas por dia, mesmo que isso signifique perderes o episódio da tua série preferida. Com certeza poderás vê-lo noutra altura! E nem vale a pena vires com a conversa que o Marcelo Rebelo de Sousa só dorme 4 horas por dia... Mas se por alguma razão não dormiste o tempo necessário para teres energia para enfrentares um novo dia, descobre o que funciona para ti, para te acordar... um banho, um café, uma corridinha...

Reserva tempo do teu dia para fazeres aquilo que mais gostas e te dá prazer, ficares sem pensar em nada nem no trabalho.

3. Mudar de ambiente

Conhece outras realidades, não vivas dentro de uma caixa. Vai e perde-te, desafia-te, só quando o ser humano sai da sua zona de conforto, só quando tem que criar novas respostas é que se torna capaz de mudar. Por isso aproveita os fins de semana para desenvolveres a tua imaginação e criatividade, vão ser muito úteis para a resolução de problemas em contexto laboral.

4. Reflete

Conhece os teus pontos fracos e investe neles, sem descuidar dos pontos fortes claro! Se tens dúvidas no Excel vê possíveis formações nessa área, vai a colóquios, seminários, palestras, lê bibliografia útil, nunca sejas arrogante ao ponto de achares que já sabes tudo e que um curso superior por si só chega. Conhece novos pontos de vista e investe em ti e nos teus conhecimentos.

5. Organiza-te

Mantém o teu local de trabalho organizado, não te arrisques a perder tempo desnecessário porque não encontras o agrafador. Todos os minutos são necessários e úteis, por isso trata-os como imperdíveis. Mas não fiquemos apenas pelo espaço físico, organiza a tua vida, as tuas manhãs para que não comeces o dia com altos níveis de stress e com pressas, isso tira-te energia desnecessária.

6. Define Prioridades

Este deve ser o ponto mais difícil para toda a gente. Ser produtivo é saber distinguir prioridades e satisfazê-las em tempo necessário.

Sugiro que recorras a um esquema semelhante ao anterior para organizares as tuas tarefas laborais e quem sabe a tua vida, concentra-te e dedica-te ao que tem uma prioridade mais alta e ao que é mais urgente, simbolizado a vermelho e deixa o menos urgente e menos prioritário (verde) para o final do dia quando estiveres mais cansada(o).  Pára apenas quando terminares cada tarefa antes de avançares para outra, tendencialmente queremos despachar tanta coisa, que quando damos por nós temos toda uma panóplia de tarefas inacabadas e a atrasarem-se.

7. Despacha as tarefas rápidas

Descobre qual é o teu período mais produtivo e joga com ele. Há quem seja mais produtivo de manhã pela fresquinha, pela tarde ou até à noite, reserva para o teu prime time as tarefas mais complexas e que exijam mais concentração e energia.
Quando ainda não estás concentrada(o) despacha já aquelas tarefas mais rápidas e que não exijam muito trabalho, como ler e responder aos e-mails por exemplo.

8. Mantém um ritual

O ser humano tem a capacidade de entrar em piloto automático, nunca te aconteceu estar a conduzir para outro lado qualquer e dares por ti a ires na direcção do teu trabalho? Usa isso a teu favor e faz todas as tarefas repetitivas de seguida, diminui a probabilidade de erro. Por exemplo, num trabalho fabril muitas vezes fazem o que têm que fazer automaticamente sem ter que pensar, segue o exemplo e despacha num instantinho essas fotocopias todas que tens que tirar.

9.  Acaba com as distracções

Aqui é que a porca torce o rabo, não acredito que consigas ser produtiva e estares no facebook, instragram, youtube e ao telemóvel. Ninguém consegue sê-lo, por isso afasta-te desses estímulos que aguçam a tua curiosidade e consequentemente te distraem.

Especialistas dizem que muitos profissionais perdem demasiado tempo a analisar o e-mail com demasiada frequência, reserva um momento especifico do teu dia para veres e responder aos e-mails e depois deixa a caixa correio sossegadinha. O tempo que deixas o que estavas a fazer para ler o e-mail vai cortar a concentração necessária para terminares a tarefa com êxito.

10. Faz pausas planeadas

A cada duas horas se sentires necessidade pára 5 a 10 minutos para esticares a coluna, ires ao wc, "checkares" redes sociais, comer... esta pausa vai ajudar com que te mantenhas mais eficiente e rentável no teu trabalho. Mas não abuses, estudos indicam que ao todo um funcionário público perde cerca de 3 horas de trabalho na fila da máquina para comer, a fumar, a lanchar tranquilamente... ninguém consegue ser produtivo a ir fumar em 20 em 20 minutos (sim eu não fumo, não percebo as necessidades).

11. Alimenta-te

A cada 3 horas come pouco e bem, sê saudável, só tens um corpo cuida dele.

12. Define objectivos

E compromete-te a concretiza-los. Divide uma grande tarefa em pequenas tarefas e vai concretizando-as e avançando por etapas. Cria objectivos específicos e operacionais e vai avaliando-os à medida que os vais concretizando.

13. Partilha

Duas cabeça pensam melhor do que uma, se tens alguma dúvida não hesites em colocá-la, eu digo sempre "mais vale passar por ignorante por um minuto do que o ser para sempre". Se tens alguma preocupação partilha-a com os teus colegas, eles poderão ajudar em possíveis soluções, ou até mesmo a tentares explicar o problema em questão e as possíveis dúvidas colocadas podem fazer com que chegues a uma solução por ti mesmo.

14. Escreve

Faz uma lista de tarefas e vai riscando, aponta objectivos e escreve ideias que vão surgindo. O que está em papel vai fazer com que te comprometas com isso e pode-te ajudar futuramente a analisar o teu trabalho e a fazer uma auto-avaliação. Faz pequenos sumários no final do dia, pode-te ajudar para consultas futuras.

15. Pensa positivo e motiva-te


Boa sorte

Já adotas algumas destas estratégias? Funcionam?

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