terça-feira, 8 de setembro de 2015

Dicas para organizares a tua agenda

"Olá, então o que é feito de ti?", "Eu estou bem, cheio(a) de trabalho! Sem tempo para nada..." Se esta conversa é te familiar então este post é para ti. Não, não vou dar-te uma palmadinha nas costas por trabalhares muito e estares a curtos passos do prémio do funcionário do mês, vou é dar dicas para aprenderes de uma vez por todas a organizares-te e seres mais produtivo. Se não tens tempo para a tua família, se nunca chegas a horas e mete-la em segundo plano, se fazes o teu trabalho em piloto automático sem reflectires sobre a qualidade dele e o tempo que gastas, se acumulas o trabalho sempre para o dia seguinte ou para fazer em casa e tens tantas coisas para fazer que nem sabes por onde começar... então aconselho-te a continuar a ler e a dar uma vistinha de olhos aqui e aqui.

Escolher a agenda

Eu cá prefiro as de papel, desfolhar, riscar, escrever, fazer setas... apalpar e manusear. Mas, podes usar a do outlook, do telemóvel, do computador... escolhe o método que mais se adapta a ti, não vale a pena comprares uma agenda toda bonitinha, de papel, se depois não estás disposto(a) a carregá-la.

Depois há as organizadas por dia, semana, mês... a escolha desta está muito dependente do seu uso, se é só para marcar os exames, frequências e trabalhos para entregar então uma mensal pode ser a escolha certa para ti porque te dá uma vista geral do mês, mas se queres registar tudinho nela aconselho a diária. Eu uso esta e acredita às vezes é pequena demais, apesar de ser A5.

Depois a capa, desenhos e estas coisinhas. Tem que ser resistente para durar o ano todo e adaptada as várias situações, podes até gostar muito de uma agenda da "Hello Kitty" mas se tens vergonha que a vejam no teu local de trabalho (eu cá teria) então se calhar não é a escolha certa.

Actualizar frequentemente

Já tens a tua agenda contigo, esta não vale de nada se não a consultares ou actualizares com regularidade. Tira sempre 5 minutinhos do teu dia para a actualizares, analisares o que fizeste, o que não fizeste, porque não fizeste, o que poderias ter feito diferente. Esta auto avaliação diária é um óptimo orientador para o teu dia.

Centraliza

Apesar de haver mil e umas maneiras de te organizares, centraliza tudo num só suporte. Se escolheste uma agenda em papel, não espalhes compromissos pelo telemóvel, computador... Regista tudo num só sitio, a não ser que queiras ter uma agenda profissional (escola/universidade), outra para a vida pessoal... e por aí. Se te aconselho? Não, 1a já é penoso carregar, 2 ou 3 já começa a ser demais. Mas, tudo depende da tua escolha pessoal.

Não exageres na quantidade de tarefas

Não vale a pena registares as tarefas como se tivesses a fazer uma lista de compras, se depois não tens tempo para cumprir. Isso em vez de te dar a sensação de um dia muito produtivo, só te vai fazer sentir frustada(o) por não completares os teus afazeres do dia.

Metas irreais

Alerta contradição... não é nada! Estimula a Lei de Parkinson que há em ti, esta diz que a tua capacidade de concentração será tanto maior, quanto menor for o tempo disponível para realizar uma tarefa", assim apesar de teres 2 semanas para entregar o relatório X, define 1 semana, com isto vais ter tempo para rever com calma e preparar a sua apresentação antecipadamente.

Planeia a tua semana

Não escrevas apenas o que fazes no dia para ficares com a sensação que trabalhaste muito. Regista a tua semana, por horas. Assim, terás noção do tempo que tens, das reuniões e não sobrepões tarefas. Não há nada mais anti profissional do que falhar compromissos.

Define prioridades

Podes ordená-las por ordem decrescente de prioridade, podes sublinhar com marcador sublinhador fluorescente ou assinalar com um símbolo qualquer. Eu normalmente uso um ponto de exclamação em "3D", desenhado e grande. Mas o sublinhado salta bem à vista e evitas esquecer.

Canetas de cor

Esta foi logo a primeira dica que adotei, cria um sistema de cores e orienta-te por ela.
Preta=compromissos profissionais, escola ou universidade
Azul=compromissos pessoais
Rosa= Afazeres para casa

Por exemplo, se tens que ir ao médico em tal dia em tal hora, podes assinalar a azul. Mas, se tens que pagar a luz o rosa será a escolha certa. Ou então, assinalas a azul os compromissos pessoais e domésticos que não têm prazo e a rosa ou compromissos pessoais e domésticos datados, como por exemplo arrumar a gaveta da mesinha da cabeceira (azul), pagar a água (rosa).

Sistema de sinais

No final no dia tens um conjunto de tarefas listadas, a cores diferentes. À medida que vais concretizando podes ir sublinhando com um marcador sublinhador, mas isso além de tornar a agenda cansativa iria entrar em conflito com as prioridades e aumentar a probabilidade de te esqueceres de uma prioridade. Não aconselho.
Eu prefiro deixar um espacinho no lado esquerdo e registar um símbolo que me transmita o que aconteceu com tal tarefa.

Com estes, quando passo para o dia seguinte meto a data em frente a lápis e registo no dia agendado, quando delegar meto o nome da pessoa também a lápis. Assim, nunca perco o controlo do trabalho e tarefas que mereceram lugar na minha agenda.

Post it's

Eles podem ser amigos da tua agenda quando usados com moderação e consciência. A ideia dos post it's é para tarefas imediatas, aquele recado que precisas dar, aquele telefonema que precisas de fazer, aquele contacto que estás à espera, aquela pergunta que queres colocar... tarefas que não têm lugar na tua agenda, que fazes e podes tirar de imediato. Não uses para tarefas importantes, pois se descola tens aí um problema.
Podes também recorrer ao sistema de cores, por exemplo, um post it amarelo para um e-mail que precisas de enviar, um post it verde para o e-mail que esperas resposta... assim por adiante.

Complementa a tua agenda

Se optaste por uma agenda apenas para uso profissional, de secretária que não vai dali sair, podes escolher uma maior A4 e que te permita afixar papeis com um clip.
Mas, se a tua agenda é A5, como a minha, pau para toda obra... este sistema não funciona. Podes recorrer aquelas pastas transparentes e personalizá-las com números por exemplo. Para quê? Imagina tens uma reunião no dia 20 de Fevereiro, para a qual tens que ler o relatório. No dia 18 de Fevereiro registas que tens que ler o relatório da pasta número 1, tens uma consulta no dia 10 de Março, consultar pasta número 2, onde elas se encontrem...
Estas sim não têm que andar para frente e para trás, podem ficar na gaveta e a agenda diz quando ires lá buscar.

Podes também usar a agenda para registares contacto que não queiras perder "telefonar a fulano número 9X XXX XXX. Marcar a tua ovulação com uma roda vermelha sob o dia, ou outras informações de saúde importantes com símbolos para que ninguém perceba o que é.

Já conhecias estas dicas?

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